Le service Projets est une équipe technique spécialisée dans la conduite de projets et plus particulièrement ceux soutenus par des financements communautaires.
Ses missions portent sur :
- L’appui et le conseil aux porteurs d’opérations financées par le FPSPP.
- Le suivi des projets du FPSPP et des opérations qui s’y rattachent.
Il s’assure du bon déroulement des projets à des moments clefs définis :
Phase d’instruction: Le FPSPP en tant que financeur demande à l’organisme candidat de reformuler son projet dans un dossier de demande de subvention ou d’aide financière.
L’instruction est une analyse approfondie dont l’objectif est de s’assurer :
- de l’opportunité du projet au regard de l’appel à projet,
- de la faisabilité du projet,
- de la bonne conception du projet et des modalités de mise en œuvre.
C’est un temps d’échange entre l’organisme candidat et le Service projets.
Le projet est ensuite présenté à la Commission Sécurisation des Parcours Professionnels pour sélection, puis au Conseil d’administration du FPSPP pour programmation.
Une convention est signée entre l’organisme porteur de projets et le FPSPP formalisant les conditions de financements du FPSPP et le cas échéant du Fonds Social Européen.
Phase de suivi:Le suivi est le fait de se tenir informé du déroulement d’une opération mais surtout de se projeter dans l’avenir à partir de la situation présente pour anticiper les difficultés possibles et y faire face à temps.
Le FPSPP prévoit trois types de suivi :
- une intervention quotidienne d’appui et de conseil du Service Projets et des instances politiques du FPSPP pour répondre aux questions des porteurs de projets,
- un suivi régulier de la réalisation à travers des outils spécifiques au FPSPP,
- des visites sur place qui sont un moment d’échange. Elles se décomposent en deux temps :
1) Vérification de la régularité des conditions de suivi de l’opération et de classement des pièces justificatives : dans les locaux de l’OPCA.
2) Vérification de la bonne réalisation des actions : rencontre avec les stagiaires au sein de l’organisme de formation.
Un rapport de visite sur place fait état de cette visite et des éventuelles préconisations du Service Projets.
Phase de paiement:
Trois modes de paiement sont prévus dans les projets financés par le FPSPP :
- l’avance, en cours de réalisation, sur présentation d’une attestation de démarrage,
- l’acompte, en cours de réalisation, sur présentation d’un bilan,
- le solde, à l’issue de la réalisation, sur présentation d’un bilan.
Le Service Projets a pour mission de contrôler le bilan avant la mise en paiement.
Il s’agira de confronter la conformité de l’opération réalisée aux spécificités de la convention et de ses annexes à travers une analyse :
- de la réalisation physique,
- des dépenses effectivement encourues,
- des ressources effectivement mobilisées.
A l’issue du contrôle, le Service Projets autorise la mise en paiement.